Erfolgreiche Organisationen automatisieren Workflows in ihren Unternehmenssystemen, indem sie sowohl ArcGIS-basierte Werkzeuge oder -Systeme als auch Werkzeuge oder Systeme von Drittanbietern verwenden. Die Workflow-Automatisierung bietet eine Vielzahl von Vorteilen, von der Qualitätsverbesserung (Sicherstellung, dass die Schritte auf genau die gleiche Weise ausgeführt werden) über die Effizienz der Mitarbeiter (Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle Workflows) bis hin zur Personalentwicklung (Unterstützung neuer Mitarbeiter bei der schnellen Einarbeitung in einen komplexen Workflow durch die Automatisierung von Teilen dieses Prozesses).
Zu den gängigen Mustern für die Workflow-Automatisierung gehören:
Externe Systeme oder Systeme von Drittanbietern verfügen in der Regel nicht über eine geographiebasierte Automatisierung oder tiefe Verbindungen mit ArcGIS, jedoch möglicherweise über Schritte, Methoden oder Konnektoren, die die Verbindung mit einem ArcGIS-System erleichtern.
Externe Automatisierungssysteme zeichnen sich durch Verbindungen mit Benachrichtigungsdiensten, das Versenden von E-Mails, das Schreiben von Daten an externe Speicherorte und das Zusammenführen mehrerer Systeme in einem einzigen, automatisierten Prozess aus. Wenn Sie mit externen Automatisierungssystemen arbeiten, sollten Sie die Sicherheit dieses Systems und den Zugriff des Systems auf Ihr ArcGIS-System sorgfältig abwägen und sich mit den erforderlichen Schritten vertraut machen, damit die Automatisierung keine unerwarteten Ergebnisse liefert.
ArcGIS bietet ein umfassendes System zur Workflow-Automatisierung über eine Software-Site namens ArcGIS Workflow Manager. Workflow Manager ist in ArcGIS Pro eingebettet und sowohl über ArcGIS Enterprise als auch über ArcGIS Online verfügbar. Workflow Manager ist ein robustes, skalierbares System zum Definieren, Orchestrieren und Ausführen wiederkehrender Workflows, das Desktop-Workflows, Web-Workflows und mobile Workflows miteinander verknüpfen kann, während andere Automatisierungsschritte gestartet werden oder mit anderen Systemen interagiert wird. Mit Workflow Manager können zahlreiche Aspekte der Durchführung und Verwaltung von GIS-bezogenen und nicht-GIS-bezogenen Aufgaben in einer Organisation automatisiert und vereinfacht werden. Die Erweiterung optimiert GIS-Abläufe und bietet Echtzeitwerkzeuge für die Verwaltung von Personen, Prozessen und Produkten, die für Arbeitsabläufe benötigt werden. Sie bewirkt eine Erhöhung der Produktionsleistung, indem sie standardisierte, zentralisierte und wiederholbare Workflows in der Organisation etabliert, die zu weniger Fehlern und Ineffizienzen und zu Zeiteinsparungen führen.
Der gängigste von Workflow Manager unterstützte Workflow ist ein allgemeiner Workflow für die Datenbearbeitung. Als beispielhafter Anwendungsfall wäre ein Bearbeiter zu nennen, der die räumlichen Daten- oder Attributinformationen einer Position aktualisiert. Ein GIS-Spezialist aktualisiert dann anhand der erfassten Informationen eine Karte. Anschließend wird die Arbeit von einem Mitarbeiter der Qualitätskontrolle (QC) auf Fehler überprüft und gegebenenfalls an den GIS-Spezialisten zurückgeleitet. Dieser Anwendungsfall veranschaulicht die Grundfunktionen von Workflow Manager. Die Schritte, die zum Abschließen des Tasks in diesem Szenario erforderlich sind, werden als Workflow bezeichnet, und eine Instanz eines Workflows ist ein Auftrag. Aufträge können mit bestimmten Eigenschaften verknüpft sein und mehreren Mitgliedern oder Gruppen in einer Organisation zugewiesen werden. Die Schritte können verschiedene Aufgaben beinhalten, z. B. Öffnen einer Karte durch einen GIS-Spezialisten oder Aufforderung eines Benutzers, eine Frage zu beantworten, damit der Auftrag in verschiedene Richtungen weitergeleitet werden kann.
Workflow Manager kann einen solchen Workflow erweitern und z. B. an zentralen Stellen im Workflow E-Mail-Benachrichtigungen versenden, Versionen von räumlichen Daten verwalten oder bereinigen und Geoverarbeitungswerkzeuge ausführen, um die Standortauswahl zu unterstützen.
Workflow Manager ist flexibel, was die Verwaltung der Workflow-Positionen angeht, und kann dafür sorgen, dass sämtliche Interaktionen reibungslos ablaufen. Die Aufgaben können beispielsweise unterwegs in einer mobilen App abgearbeitet werden, die Datenbearbeitung kann in ArcGIS Pro und die Qualitätskontrolle kann in Workflow Manager Web App durchgeführt werden.
Das oben beschriebene Szenario stellt dabei nur einen möglichen Workflow-Typ dar. In Organisationen können verschiedene Workflow-Typen für Geschäftsprozesse etabliert werden, z. B. für Inspektionen vor Ort, Landnutzungsplanung, Dokumentverwaltung und -genehmigung, mobile Apps und vollständig automatisierte Workflows. Mit Workflow Manager können Sie Geschäftsprozesse und die Qualität und Genauigkeit von Daten verbessern, die Ressourcenzuweisung optimieren, die Kommunikation fördern und die Produktionskosten in der Organisation senken.